Urlaub / Abwesenheit
ITISeasy Abwesenheitszeiten
Das Abwesenheitsmodul in ITISeasy.business V16 ermöglicht ein effizientes Management und die Beantragung von Urlaubszeiten und anderen Abwesenheiten. Es erweitert das Urlaubs- und Mitarbeitermodul um eine Vielzahl von Funktionen - für eine einfache und transparente Planung von Abwesenheiten. Regulärer Urlaub, zusätzlicher Urlaub, geplanter Urlaub für das kommende Jahr, verbleibender Urlaub aus dem vergangenen Jahr, Ablauf alter Urlaubstage am Monatsende - Sie behalten den Überblick über alle Eventualitäten.
ITISeasy.business - Ihr ERP mit Urlaubsmanagement
Dashboard
In der Übersichtsansicht zeigt der Kalender alle eingetragenen Urlaubs- oder Abwesenheitszeiten an.
Durch die Kalenderansicht können Sie auf einen Blick sehen, wie viele Urlaubstage Ihnen noch für das laufende Jahr zur Verfügung stehen, den Zeitraum, in dem Sie Urlaub genommen haben, und welche Urlaubsanfragen noch ausstehen.
Abwesenheitsanfragen können direkt über die Kalenderansicht erstellt werden.
Vom Dashboard aus können Sie direkt zu anderen Funktionen navigieren.
Urlaubsanträge
Abwesenheitszeiten beantragen
Vom Dashboard aus können Sie wie im Screenshot gezeigt, neue Abwesenheitszeiten eingeben.
Durch Klicken auf "Neue Abwesenheit" oder auf ein Datum im Kalender gelangen Sie zur Ansicht "Neue Abwesenheit", in der Sie Details Ihrer Abwesenheit eingeben können, wie die Kategorie der Abwesenheit (z. B. Bezahlter Urlaub, Krankheit), die Start- und Enddaten sowie eine optionale Beschreibung. Für jede Urlaubsanfrage können Sie einen Vertreter auswählen, der während Ihrer Abwesenheit Ihre Aufgaben übernimmt, und zusätzlich Ihre Urlaubsanfrage im Voraus genehmigt.
Weitere Optionen sind in der Konfiguration frei anpassbar.
Alternativ kann die Urlaubsanfrage auch über den Bereich "Genehmigungen" unter "Abwesenheiten" eingereicht werden. Unter diesem Menü können alle mit dem Benutzer verbundenen Abwesenheiten eingesehen werden. Außerdem können hier auch Abwesenheiten eingesehen werden, für die Sie als Vertreter ausgewählt wurden.
Sobald die Urlaubsanfrage erstellt wurde, ist keine unmittelbare Aktion des Mitarbeiters erforderlich. Nach Genehmigung oder Ablehnung der Anfrage wird der Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigt.
Besonderheiten Urlaubsvertretung
Wenn ein Vertreter in einer Urlaubsanfrage ausgewählt wird, muss der Vertreter die Anfrage bestätigen. Erst nach Bestätigung wird der Manager autorisiert, die Anfrage im nächsten Schritt zu genehmigen.
ITISeasy.business informiert den Vertreter über folgende Kanäle:
Der Vertreter erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, in der steht, dass er als Vertreter ausgewählt wurde.
Auf Ihrem Dashboard in ITISeasy.business erscheint eine Aktivität, sie Sie auffordert, die Anfrage zu genehmigen.
Sofern die Anfrage abgelehnt wird, wird der Antragsteller per E-Mail informiert.
Betriebsurlaub
Die Funktion "Unternehmensurlaub" ermöglicht es Administratoren, unternehmensweite Urlaube zu erstellen und automatisch alle betroffenen Mitarbeiter zu erfassen:
So funktioniert es: Ein Administrator setzt einen Unternehmensurlaub über "Unternehmensurlaub", was automatisch die Erstellung einer Urlaubsanfrage im Status "Entwurf" für jeden betroffenen Mitarbeiter auslöst.
Als Mitarbeiter müssen Sie diese vorläufige Anfrage aktiv bestätigen, bevor sie zur weiteren Genehmigung an Ihren Manager und die Personalabteilung weitergeleitet wird.
Verschiedene Urlaubsgründe
Neben dem traditionellen Jahresurlaub können auch halbe Tage oder die Reduzierung von Überstunden genommen werden.
Das macht umständliche Lösungen im Urlaubsmanagement überflüssig, da in ITISeasy.business all diese Szenarien bereits berücksichtigt sind.
Für weitere Informationen zur Urlaubsfunktionalität von ITISeasy.business - kontaktieren Sie uns.
Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder eine Demo
Besondere Urlaubsarten/Abwesenheitszeiten
Es gibt immer Gründe, warum einem Mitarbeiter zusätzliche Urlaubstage gewährt werden.
Ob es sich um außergewöhnliche Leistungen handelt, die eine zusätzliche Auszeit rechtfertigen, persönliche Angelegenheiten oder, wie im gegebenen Beispiel, die Geburt des eigenen Kindes. Mit ITISeasy.business wird Sonderurlaub schnell genehmigt und hinzugefügt.
Genehmigungen
Die Urlaubseinträge werden in einer Übersicht der Urlaubsanfragen präsentiert und zur Genehmigung an den jeweiligen Manager weitergeleitet.
Der zuständige Manager ist einmal mit dem Mitarbeiterkontakt verknüpft und erhält ab sofort automatisch Genehmigungsanfragen.
Der am Mitarbeiter hinterlegte Manager kann jede Urlaubsanfrage individuell genehmigen oder ablehnen und bei Bedarf Kommentare hinzufügen.
Für den optimalen Überblick in Sachen Abwesenheitszeiten und um jeder Zeit nachvollziehen zu können wie die Urlaubszeiten, Fehl-/Überstunden sowieandere Abwesenheitszeiten zu Stande kommen, bietet Ihnen ITISeasy.business Funktionen nach dem Postenprinzip.
Fortlaufende Urlaubsberechnung
Im Personalmodul kommt das Postenprinzip zu tragen, in dem z.b. der Urlaubsanspruch und die abgegoltentenen Tage laufend aktuell bleiben. Sie sind immer up to date wie viel Resturlaub Ihre Mitarbeiter haben und wie diese Zeiten zu Stande kommen
Urlaubsanträge
Im Personalkontakt wird übersichtlich festgehalten wann und welche Art Urlaub der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin genommen hat. Hieraus errechnet sich dann der restliche Urlaubsanspruch (28 Tage) der im Screenshot darüber zu sehen ist. Der Typ 'Additional' oder 'Urlaub' legt fest ob die Urlaubstage hinzugefügt oder abgezogen werden.
Verbindung mit der Anwesenheitszeiterfassung
Die Verbindung mit der Anwesenheitszeiterfassung und die Postenprinzip führen dazu dass auch die Mitnahme des Urlaubs ins neue Jahr problemlos möglich ist.
Der verbleibende Urlaubsanspruch wird in das nächste Jahr übernommen und kann dort je nach Regelung bspw. bis März abgegolten werden.
Urlaubübertrag in das nächste Jahr
Die 5 Tage Resturlaub werden ins neue Jahr separat ausgewiesen übernommen. In ITISeasy.business ist es möglich dass dieser Urlaub im neuen Jahr automatisch zuerst abgegolten wird.
Durch geplante Aktionen kann dem Verfall der Urlaubstage zu einem beliebigen Zeitpunkt Rechnung getragen werden, in dem der Anspruch zum Stichtag gelöscht wird. Eine automatisiert gesendete Erinnerungsmail in diesem Fall kann ebenso eingerichtet werden.
Überstunden
Nach gleichem Prinzip werden die Überstunden/Fehlzeiten am Personalkontakt aufgelistet und übersichtlich dargestellt. Die Überstunden berechnen sich aus dem Saldo der geleistet Stunden pro Tag und den zu leistenden Stunden pro Tag. Diese sind im Arbeitszeitenmodell hinterlegt.
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Wenn der Urlaub kürzer ist als geplant
Urlaubskonto rückbuchen
Ein Fall der nicht gewünscht oder sehr häufug vorkommt, aber dennoch in ITISeasy.business ohne Probleme abgebildet werden kann. Ihr Mitarbeiter plant 8 Tage Sommerurlaub zu nehmen und muss wegen eines Notfalls in der Firma bereits nach 5 Tagen wieder den Urlaub beenden. Die 8 Tage Uralub sind bereits genehmigt und gebucht. Wie kann das nun wieder ausgeglichen werden?
Urlaubsantrag zurückrollen
Der bereits genehmigte Antrag über 8 Tage kann ganz einfach abgelehnt werden und auf 5 Tage geändert werden. Der Eintrag wird im Urlaubsjournal des Mitarbeiters überschrieben und aktualisiert.
Urlaub im Voraus planen
Heute schon den Urlaub für nächstes Jahr planen
Es ist ein bekanntes Szenario: Ihr Chef bittet Sie frühzeitig die Urlaubsplanung für nächstes Jahr zu beginnen, um Engpässe in der Mitarbeiteranwesenheit zu vermeiden oder Sie finden ein günstiges Angebot mit Frühbucherrabatt und wollen Ihren Flug buchen.
Mit ITISeasy.business ist das problemlos möglich.
Getrennte Urlaubszeitenbetrachtung
Wichtig bei der Urlaubbuchung für das nächste Jahr ist die getrennte Betrachtung der Urlaubsansprüche. Im Beispiel wurden 5 Tage Osterurlaub für 2020 gebucht. ITISeasy.business erkennt das automatisch und verringert den Urlaubsanspruch für 2022 um 5 Tage.
Der Urlaubsanspruch aus dem aktuellen Jahr bleibt davon unberührt.
Feiertage
Feiertage erfassen
Ebenso möglich im Modul ist die Erfassung der gesetzlichen Feiertage.
Die regionalen Unterschiede der Feiertage können hier bereits ein Stolperstein für die Mitarbeiterabrechnung ein einem ERP System sein.
Regionale Unterschiede berücksichtigen
Regionale Unterschiede in den Feiertagen können sich auf Firmen mit Niederlassungen in unterschiedlichen Ländern so wie auf Firmen mit Sitzen in verschiedenen Bundesländern auswirken.
Um bei der Abrechnung und Urlaubsbuchung keine Probleme zu verursachen, kann ITISeasy.business durch die Hinterlegung jedes relevanten Gebietes mit unterschiedlichen Feiertagen diesem entgegen wirken.
BI-Reports
Abwesenheitsanalysen
Mit den BI Reports sind Sie jederzeit in der Lage die Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter in Berichtsform zu analysieren. Jeder Tabellenwert auf X und Y-Achse ist frei konfigurierbar sodass die Report individuell auf Sie zugeschnitten sind.
Die Reports lassen sich auch in Diagrammform abbilden.
Abwesenheitsanalysen nach Typ
Im obigen Beispiel wurde der BI-Report nach Mitarbeiter gefiltert. Darüber hinaus kann auch nach dem Typ der Abwesenheitsart gefiltert werden.
Das ist vor allem nützlich um beispielsweise monatlich oder jährliche die Abwesenheitszeiten seiner Mitarbeiter auf Trends oder Ungereimtheiten zu prüfen.
Erleichterte Urlaubsplanung
Übersichtsfunktion
Die Übersichtsfunktion stellt einen wichtigen Teil der Urlaubsverwaltung von ITISeasy.business dar.
Praktisch und übersichtlich ist für alle Mitarbeiter der aktuelle Stand der Urlaubssituation im Unternehmen zu sehen. Sobald ein Urlaubsantrag genehmigt ist, wird dieser in der Kalenderübersicht dargestellt.
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