Unentbehrlich...
... und aus keinem Unternehmen weg zu denken sind Dokumente. Und wenngleich sich jeder ihrer zentralen Bedeutung bewusst ist, bisweilen ist ihre Organisation nach wie vor für viele eine echte Herausforderung!
- Verstreute Ablage: Dokumente werden verstreut auf lokalen Rechnern, Clients oder in File Shares gespeichert. Im Krankheitsfall oder beim Ausscheiden von Mitarbeitern ist dann nicht klar, wo sie liegen und auch der Zugriff ist nicht geregelt. Der Suchaufwand ist hoch, die Arbeit aus dem Home Office unmöglich. Auch eine einheitliche Sicherung bleibt Wunschdenken: Gehen Dokumente verloren oder kommt es zu einem Hackerangriff, sind die Daten unwiederbringlich verloren.
- Sicherheitsprobleme: Oft fehlt das Berechtigungsmanagement und die Zugriffskontrollen sind nicht stringent. Komplexe Berechtigungsstrukturen - wer hat worauf welchen Zugriff, lesend oder editierend - lassen sich mit File-Share-Lösungen oft nicht abbilden; im Worst Case entsteht Zugriff auch für Unberechtigte.
- Keine Workflows: Unternehmen hätten gern durchgängige Workflows und würden das Dokumentenmanagement gern in ihre Geschäftsprozesse integrieren. Doch Lösungen wie File-Share lassen sich kaum in andere Programme wie ein ERP integrieren und mit improvisierten Lösungen kann keine Automatisierung entstehen.
Dokumentenmanagementsystem (DMS): Ja, bitte!
Für die Organisation der Ablage muss ein Tool her!
Dokumentmanagementsystem (DMS) bzw. ein System für Enterprise-Content-Management (ECM): ITISeasy.docs. Es erfasst Dokumente, die digital oder physisch entstehen, als elektronische Datei und speichert sie zentral. Das allein reicht aber nicht. Denn damit die Daten überhaupt genutzt werden können, müssen sie gesucht und gefunden werden können.
Ein DMS braucht deswegen:
- Eine gute Indexierung: Dokumente werden mit Meta-Informationen wie Autor oder Erstellungsdatum hinterlegt und angereichert.
- Eine ausgereifte Suchfunktion: Ein gutes DMS kann pro Sachbearbeiter bis zu 30 Minuten Suchzeit am Tag sparen.
- Versionierbarkeit: Bei Änderungen wird stets die aktuelle Dokumentversion vorgehalten und über seine Historie lässt sich nachverfolgen, wer wann was verändert hat.
- Informationsverfügbarkeit: Wird ein Dokument geändert, steht die aktuelle Version allen Nutzern zur Verfügung - alle arbeiten auf demselben Informationsstand.
Intelligent ist eine Integration in den Office-Server wie bei unserem Tool ITISeasy.docs. Damit öffnet sich die Word- oder Excel-Oberfläche, um ein Dokument zu bearbeiten. Weitere Nice-to-have sind ein integriertes Wiki für einen einfachen Wissenstransfer im Unternehmen und Analyse- und Berichtsfunktionen, um die Effizienz zu messen.
Mit DMS zum integrierten Business Process Management
Richtig rund ist es, wenn in das DMS ein Business-Process-Management (BPM)-Tool integriert werden kann – für einen nahtlosen Informationsaustausch und eine optimale Strukturierung der Abläufe und Ablage.
Damit können zum Beispiel Workflows zugewiesen werden: So wird aus einem Rechnungs-Upload automatisch eine Rechnungsprüfung angestoßen. Auch komplexe Freigabeprozesse lassen sich abbilden. So wird es möglich, Dokumente über mehrere Instanzen hinweg digital zu teilen - mit internen Fachabteilungen, dem Kunden oder dem Steuerberater. Es entsteht eine durchgängige Prozesskette.
Gerade die Integration des DMS ins ERP ist zentral. Diese Prozessautomatisierung verbessert die Effizienz im Dokumentenmanagement massiv.
Dokumentenmanagement:
Warum genau Open-Source?
Eine Open-Source-Lösung für das Dokumentenmanagement ist aus folgenden Gründen sinnvoll:
- Flexibilität: Unternehmen können die Software an ihre Anforderungen anpassen, sie leicht erweitern und über Schnittstellen in bestehende Systeme integrieren, da Open-Source-Lösungen interoperabel sind.
- Unabhängigkeit: Mit einer Open-Source-Lösung machen sich Unternehmen nicht von einem Anbieter bzw. einer proprietären Lösung abhängig. Sie sparen Lizenzkosten.
- Aktualität: Durch die gemeinschaftliche Entwicklung der Open-Source-Community stehen neue Features in der Regel schnell zur Verfügung. Diese Community kann sogar interne IT-Aufwände reduzieren, da auf ihr Knowhow zurückgegriffen werden kann.
DMS: Sicherheit und Compliance einfach gewährleisten
Ein DMS ist für die Datensicherheit zentral. Vorausgesetzt, sie verfügt über ein weitgefasstes Rollen- und Rechtekonzept. ITISeasy.docs hat für einfache Freigabeprozesse eine Workflow-Engine: Berechtigungen können aus dem bestehenden Rechtemanagement einfach übernommen werden. Zudem werden Dokumente bei der Ablage im Server direkt verschlüsselt: So ist es möglich, zum Beispiel Gehaltsabrechnungen oder Personalakten abzulegen, ohne dass jeder mitlesen kann.
Ist das DMS eine Open-Source-Lösung, kann die Sicherheit durch die Selbstkontrolle der Community weiter erhöht werden: Hier finden per se regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durch die Schwarmintelligenz statt. Bei Sicherheitslücken wird entsprechend schnell reagiert. Hinzu kommt die Transparenz: Unternehmen können den Quellcode prüfen, erfahren, wo ihre Daten liegen und was mit ihnen passiert. Durch die in Open-Source-Lösungen gängige Spiegelung ist die Verfügbarkeit der Daten auch über mehrere Standorte hinweg sowie bei einem Ausfall gegeben. Unternehmen profitieren von diesem Mehr an Sicherheit ohne große Aufwände für die Einrichtung oder hohe Investitionskosten. Ein weiterer Sicherheitsfaktor ist die Nachvollziehbarkeit: Audit-Trails erlauben es in ITISeasy.docs zum Beispiel die Änderungshistorie eines Dokuments nachzuverfolgen. Gegenüber Behörden kann so eine Unveränderlichkeit nachgewiesen werden.
ITISeasy.docs wird als cloudbasiertes DMS auf deutschen Servern betrieben, um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen. Über seine intelligente Archivierung hält es die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen ein. Durch seine Optimierung für den deutschen Markt sind Compliance, Regulierungen des Finanz- und Rechtswesens und Anpassung an lokale Geschäftsanforderungen und Integrationsmöglichkeiten mit Softwarelösungen gegeben.
Lesen Sie zum Thema auch diesen Fachartikel, erschienen auf it-daily !
Ein zukunftsfähiges DMS ist cloudbasiert
Ein zukunftsfähiges DMS wie ITISeasy.docs unterstützt Cloud-Integration und mobile Anwendungen, sodass geräteunabhängig darauf zugegriffen werden kann. Mit einem solchen Aufbau kann auf sich verändernde Anforderungen, auf Technologietrends wie künstliche Intelligenz schnell reagiert werden. ITISeasy.docs ist zudem skalierbar und damit performant und in der Lage, mit dem Unternehmen zu wachsen. Eine Open-Source-Lösung hat sich hier als besonders nachhaltig erwiesen.